为了规范毕业生学籍档案的管理，现将2019届毕业生的学籍卡和毕业生登记表归档整理要求通知如下：
1.学籍卡和毕业生登记表中的所有内容要按要求认真填写，学生签字、班主任及各部门的审核意见、盖章（签字）要完整。
2.各学院要对各班级的学籍卡和毕业生登记表的数量及填写规范情况进行认真初审并填写《学籍档案审核意见表》，确认无误后交教务处复核,教务处复核无误后再进行归档。
3.2019年办理结业的学生档案与毕业生档案一起归档。
4.毕业生学籍档案的归档要求严格执行学校档案管理的相关规定，具体要求如下：
（1）填写“2019年学籍档案目录清单”，格式如下所示：
序号 |
案卷题名 |
毕业年份 |
保留期限 |
1 |
船舶工程学院141111班船舶工程技术专业毕业生登记表、学籍卡 |
2019 |
永久 |
序号：档案盒的排列顺序
此表格一式三份，一份学院存档，一份教务处存档，一份党政办公室存档。
（2）填写“归档文件目录”，格式如下所示：
序号 |
责任者 |
文件题名 |
备注 |
1 |
学生姓名 |
学籍卡、毕业生登记表 |
|
2 |
学生姓名 |
学籍卡、毕业生登记表 |
每个档案盒内装一份“归档文件目录”，档案盒内的毕业生登记表和学籍卡的排列顺序必须与此目录上姓名顺序一致。（一个班级一个档案盒, 按照实际填写，如学生只有学籍卡无毕业生登记表，目录里只填写学籍卡。）
（3）填写档案盒侧面标签，格式如下所示：
JX-XJ-1 |
2019 |
船舶工程技术 |
141111 |
JX-XJ-1-2019：JX：教学档案，XJ：学籍档案，1：学院代号（1：船舶，2：机械……，2019：毕业年份）
（4）填写“档案材料移交（接收）登记表”，此清单一式两份，一份学院存档，一份党政办公室存档。
（5）档案盒封面填写内容：“学籍卡、毕业生登记表”（注意：按照实际填写）
（6）装订要求：每一份毕业生登记表和学籍卡的右上角用铅笔标注序号，序号对应的学生姓名与归档文件目录上的责任者顺序一致。
5．请于6月28日之前交于教务处复核，7月1日前完成归档。
教务处
2019年6月4日
